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2016年08月21日

みなさんは、時間をどうやって捻出していますか?【タイムマネジメント】

みなさんは、時間をどうやって捻出していますか?【タイムマネジメント】

みなさん、こんばんは。仙台税理士・公認会計士の伊藤宏平です。

さて、話は変わりますが、みなさんは、普段からどのようにして時間管理を徹底していますか?

時間は、みんな平等に1日24時間あります。

この限られた時間をどうやって自分の時間に使用するかというのが重要だと感じ始めていました。

 

【時間管理の重要性について考えてみた】

年次が上がると徐々に仕事の量が増えてくるものです。

増加した業務に合わせて従来の業務が減るのであれば、業務量の増加はそこまでないと思います。

しかし、そう組織というのは甘いものでもなく、ましてや地方事務所ともなると人材に限りがあるため、

当然にして業務量が一方的に増加していくのが現状です。

先ほど人は、誰しも1日24時間しか与えられませんとお話ししました。

仕事の業務量が増えたら今まで18時が定時だとしたら20時、22時と時間を延ばせばこなすことができます。

しかし、これが日々となるといずれは、心身ともに不調が出てきてしまいます。

業務が増えれば増えるほどの時間管理を徹底して業務を効率よくこなす必要があります。

今、監査法人に努めていてもその重要性は高いと思っています。

監査法人は、面白いもので、仕事の完成日が決まっているため、その日までに仕事を完成させれば済むわけです。

その日よりも早く業務が完了しても報酬が変わるわけでもなく給料が増えるわけでもないため、完成する日を標準に合わせて

一日の時間をルーズに使っているなと感じています(人それぞれだと思いますが)。

ですので時間管理は、とても重要な命題だと感じています。

ましてや、これから一人税理士でやっていくとなると時間に対して提供できる業務量は限りがあるからです。

 

【時間管理について試したい方法】

では、具体的にみなさんは、どうやって時間管理を行っていますか?

業種や業務内容によってやり方は、それぞれだと思いますが共通する時間管理のために有用なのは、以下だと思っています。

  1. 業務の見える化
  2. 業務の進捗管理
  3. 業務の平準化
  4. 業務の効率化

 

<業務の見える化>

これは、そもそも自分の業務を洗い出して業務を一覧表示することです。これは、業務単位で行うことが重要です。

業務を一覧にすることにより月次単位で業務をスケジュールすることが可能です。

目の前の業務をこなしているだけだと業務のゴールが見えないため時間を有効に使えないと考えています。

<業務の進捗管理>

これは、業務を洗い出して月次単位でスケジュールに落とし込んだ時に進捗に遅れが生じていないか管理することです。

業務を洗い出し、スケジュールに落とし込んでもスケジュール通りに進んでいなければ絵に描いた餅状態だからです。

<業務の平準化>

これは、業界によって繁忙期が異なると思いますが、私のいる監査業界であれば、3月後半~6月中旬が繁忙期にあたります。

この期間に業務量が集中しやすいのですが、中身をみてみると意外と繁忙期にやらずにもっと忙しくない時に事前にやることができる業務もあります。

つまり、わざわざ繁忙期にまとめてやるのではなく、前もって潰してしまえば業務量を一定程度平準化することも可能となります。

みなさんの業界でもよーく洗い出してみるとあるかもしれませんよ。

<業務の効率化>

これは、ルーティンな作業などの単純作業については、システマティックにすることができないか検討することや、そもそもこの業務が必要なのか改めて検討してみることです。

前者については、エクセルなどPCが発展している現代においては、可能なのではないかと思います。

また、従来からやっていた業務であっても改めて考えてみると必要性がないのでは?というものが必ずあります。

これらは、どれも「従来からやっている」などの理由でやっているものも多々あると思います。こうした不要なものを洗い出して削減することが重要です。

【まとめ】

業務管理の重要性についてここまでお話をしてきました。簡単に振り返ってみます。

1日の時間は24時間しかない。そんな限られた時間で業務を効率的にこなすためには、以下の要素が重要です。

<業務の見える化>⇒<業務の進捗管理>⇒<業務の平準化>⇒<業務の効率化>⇒<業務の見える化>・・・という具合で回していくことによって

時間管理がさらに精度が増していきます。

私もまだまだ時間管理に挑戦中ですか必ず効果がでるものだと信じています。

限られた時間の中で多くの業務をこなして、自分時間や家族時間を確保することがライフワークバランスを保つためにも重要です。

みなさんもトライしてみてください。

【編集後記】

先日、台風7号が来ていたかと思っていたら今既に11号のようです。

そして台風の影響で土日が雨予報だったのですがどうやら予報が外れたようで今日は雲一つないくらいの晴天でした。

仙台も33℃とかなり気温も高く外に出るのをためらうほどでした。

仙台税理士・公認会計士の伊藤宏平でした。

それでは、また。